ASPEK ORGANISASI DALAM PENGELOLAAN USAHA

Aspek organisasi dalam pengelolaan usaha - Materi kewirausahaan SMK yang akan kami bagikan dalam artikel ini yaitu tentang aspek organisasi. Salam aspek organisasi, ada beberapa materi penting yang dipelajari, antara lain tujuan dan sasaran usaha, bentuk badan usaha, dan bentuk-bentuk struktur organisasi.

A.  Tujuan dan Sasaran Usaha

1. Pengertian Visi

Visi,merupakan imajinasi seseorang tentang usahanya dimasa yang akan datang. Visi membahas tentang wawasan, bentuk usaha, cita-cita, dan arah serta strategi bisnis di masa yang akan datang. Visi membahas  tentang :

a. Wawasan yang menjadi tolak ukur arah pertumbuhan usaha

b. Bentuk usaha dimasa mendatang

c. Cita-cita yang ingin dicapai

d. Arah dan strategi bisnis yang harus dilakukan untuk mengembangkan usaha

2.  Pengertian misi

Misi, adalah usaha,pemikiran, dan langkah-langkah formal untuk mewujudkan sebuah visi. Misi mengandung : tindakan dan alasan organisasi, tindakan dan langkah-langkah yang harus dilakukan, alasan bisnis berkembang, dan cara mewujudkan tujuan. Misi mengandung hal-hal sebagai berikut :

a. Tujuan dan alasan keberadaan suatu organisasi

b. Tindakan dan langkah-langkah yang harusdilakukan

c. Alasan mengapa bisnis harus berkembang

d. Cara mewujudkan tujuan

3. Pengertian tujuan

Tujuan, merupakan penjabaran visi dan misi, dan merupakan hal yang akan dicapai atau dihasilkan oleh organisasi. Penentuan tujuan organisasi harus dibuat sedetail mungkin, realistis, fleksibel, jelas perumusannya, terukur kemajuannya, dan dapat dirancang untuk jangka waktu pendek, menengah, dan panjang. Dalam penentuan tujuan haruslah bersifat SMART (specific, measureable, action-oriented, realistic, timely) atau spesifik, dapat diukur, memiliki orientasi pada tindakan, realistis, serta tepat waktu.

4. Pengertian sasaran

Sasaran,merupakan penjabaran dari tujuan, yaitu apa yang akan dicapai dan dihasilkan oleh organisasi/perusahaan dalam  jangka waktu tertentu. Sasaran usaha harus spesifik, terukur, jelas kriterianya, memiliki indicator yang rinci sehingga bisa tercapai secara efektif dan efisien.

B.  Bentuk Badan Usaha

1. Perusahaan perorangan/kepemilikan tunggal (sole proprietorship).

Perusahaan ini merupakan perusahaan yang dioperasikan satu  orang saja. Ciri-cirinya adalah :

a. Biasanya digunakan untuk  jenis usaha rumahan

b. Cocok untuk  mereka  yang  belajar usaha dan tidak  mengejar untung besar

Kelebihan :

a. Administrasi  lebih mudah

b. Lebih fleksibel

c. Mudah menghentikan usaha

d. Keuntungan dinikmati sendiri

Kekurangan :

a. Sulit menjadi perusahaan besar

b. Namausaha dapat dicuri orang lain karena tidak memiliki dasar hokum

c. Tidak  dapat bekerja sama dengan perusahaan besar

d. Tidak ada control atau kendali keputusan yang diambil karena sendirian

e. Risiko kerugian ditanggung sendiri

f.  Sulit meminjam uang ke bank

g. Tidak ada kendali kontrol atas kendalikeputusan yang dilakukan karena kita sendiri yang yang menjalankan manajemen usaha tanpa adanya pengawasan

h. Kurang kredibilitas nama perusahaan, karena klien lebih suka berhubungan dengan perusahaan yang berbadan hukum.

2. Persekutuan (partnership)

Perusahaan ini merupakan perusahaan yang dimiliki oleh lebih dari satu orang. Dalam badan usaha ini ada pembagian tugas dan tanggung jawab serta kewajiban-kewajiban, baik dalam bentuk formal ataupun tidak. Persekutuan harus dilegalkan dalam bentuk nama perusahaan yang diatanamakan salah satu sekutunya, misalkan Firma (Fa) dan Persekutuan Komanditer (CV).  Ciri – Cirinya antara lain :

a. Pemiliknya lebih dari satu

b. Sumberinvestasi berdasarkan pribadi atas dasarpersekutuan

c. Tanggung jawab pribadi dan tidak terbatas

d. Pengelolaan manajemen sesuai perjanjian.

e. Keberlangsungan usaha bisa berakhir karena kematian pemilik atau keputusan dari sekutu.

Kelebihan :

a. Adanya tempat bertuka pikiran, diskusi pekerjaan dalam sebuah usaha.

b. Adanya mitra membuat pengambilan keputusan lebih terkontrol

c. Dapat berbagi risiko kerugian

d. Adanya mitra dapat mendorong untuk saling belajar

e. Bila mitra kita mempunyai keahlian yang menunjang keahlian yang kita miliki, akan terjadi sinergi sehingga semakin kokoh.

Kekurangan :

a. Diperlukan sikap saling pengertian dan memahami satu sama lain

b. Sering teradi masalah yang berkaitang dengan keuangan, dalam keadaan untung atau  rugi.

c. Pembagian beban kerja sering terjadi masalah

d. Banyak mitra yang ingin menjadi pimpinan.

3. Badan hukum dengan  limit corporation atau Perseroan Terbatas (PT)

PT adalah suatu badan hukum untuk menjalankan usaha yang memiliki modal terdiri dari saham-saham, yang pemiliknya memiliki bagian sebanyak saham yang dimilikinya. Karena modalnya terdiri dari saham-saham yang dapat diperjualbelikan, perubahan kepemilikan perusahaan dapat dilakukan tanpa perlu membubarkan perusahaan. Ciri-cirinya antara lain :

a. Struktur kepemilikannya diwakili oleh besarnya setoran modal atau nilai saham

b. Jumlah pemegang saham tidak terbatas

c. Pemegang saham bisa  berupa perorangan, badanhukum, pemerintah, dsb

d. Para pemegang saham menunjuk komisaris sebagai pengawas atas pelaksanaan operasional bisnisnya.

e. Pertanggungjawabannya sesuai dengan jumlah saham atau modal yang diinvestasikan

f. Badan hukum disahkan oleh notaris

g. Keberlangsungan kepemilikan usaha didasarkan pada anggaran dasar.

Kelebihan :

a. Memiliki  kredibilitas yang dapat dipertanggungjawabkan

b. Memiliki  waktu usaha yang lebih lama

c. Tanggung jawab yang jelas antara pemilik dan pengelola perusahaan

d. Bias berhubungan dengan perusahaan asing dari  luar negeri

e. Lebih mudah mencari investor

f.  Karyawan merasa lebih aman dalam bekerja karena ada system yang jelas dan sah.

g. Tidak khawatir bila usahanya akan menjadi besar.

h. Bisa mendapatkan kredit dari bank lebih mudah dan bunganya lebih kecil

Kekurangan :

a. Membutuhkan biaya administrasi yang besar

b. Pekerjaan administrasi lebih banyak

c. Ada biaya pajak atas pendapatan perusahaan dan  pribadi pemiliknya

d. Membutuhkan modal yang cukup besar

C.  Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah  kerangka dan susunan yang merupakan pola hubungan antarfungsi, bagian atau posisi, maupun orang-orang dalam organisasi/perusahaan. Struktur ini akan menunjukkan kedudukan dari suatu organisasi.

1.  Faktor-faktor dalam struktur organisasi

Dalam menyusun struktur organisasi, ada beberapa faktor yang mempengaruhi, yaitu :

a.  Ukuran organisasi

b.  Jumlah anggota/karyawan

c.  Teknologi yang digunakan

d.  strategi untuk mencapai tujuan

2.  Unsur-unsur organisasi

a.  Koordinasi kegiatan

b.  Standarisasi kegiatan

c.  Spesialisasi kegiatan

d.  Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan

e.  Ukuran satuan kerja

Semakin banyak kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, makin rumit pula hubungan yang ada. Oleh karena itu, perlu dibuat bagan yang menggambarkan hubungan tersebut, termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Pembuatan bagan ini didasarkan pada pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility)

Bentuk bagan organisasi menurut Henry G. Hodges

a.  Bentuk piramid. Bentuk ini paling banyak digunakan karena sederhana dan mudah dimengerti

b.  Bentuk vertikal. Bentuk vertikal hampir mirip dengan piramid, dimana pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, namun bentuk bagannya tegak sepenuhnya.

c.  Bentuk horizontal. Bentuk ini menggambarkan aliran wewenang dan tanggung jawab dari kiri ke kanan secara mendatar

d.  Bentuk lingkaran. Bentuk ini menekankan antara satu jabatan dengan yang lain. Bentuk ini merupakan bentuk yang paling jarang digunakan.

Bentuk bagan organisasi menurut Boone dan Kurtz

a. Organisasi lini atau garis (line organization)

Pada struktur ini, masing-masing bawahan mendapat instruksi dari satu orang atasan. Masing-masing orang berkuasa penuh terhadap tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Kekuasaan dan tanggung jawab teknis pimpinan tertinggi menjadi berkurang karena didelegasikan pada pimpinan bawahannya.

Ciri-ciri organisasi lini atau garis :

1)  Jumlah karyawan sedikit

2)  Selain pimpinan tertinggi, manajer dibawahnya henya sebagai pelaksana

3)  Sarana dan alatnya terbatas

4)  Hubungan antara atasan dan bawahan bersifat langsung

5)  Pada perusahaan perorangan, pemilik perusahaan adalah pimpinan tertinggi

Kelebihan organisasi garis :

1)  Antara atasan dan bawahan dihubungkan oleh garis komando

2)  Memiliki sikap solidaritas dan spontanitas yang tinggi

3)  Proses pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan cepat

4)  Memiliki disiplin dan loyalitas yang tinggi

5)  Antar anggota memiliki rasa saling pengertian yang tinggi.

Kekurangan organisasi garis

1)  Gaya kepemimpinannya bisa mengarah ke  otokratis

2)  Kreativitas karyawan kurang berkembang

3)  Terkadang tidak bisa membedakan antara tujuan pribadi pimpinan tertinggi dengan tujuan organisasi

4)  Kayawan bergantung pada satu orang dalam organisasi

b. Organisasi garis dan staf

Merupakan bentuk organisasi dengan pelimpahan wewenang secara vertikal  dan sepenuhnya dari pimpinan tertinggi ke  kepala  bagian dibawahnya. Diantara pimpinan tertinggi dan kepala bagian ditempatkan satu atau lebih staf yang berperan sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personalia, dan sebagainya.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf

1)  Antara atasan dan bawahan tidak selalu terjadi hubungan secara langsung

2)  Jumlah karyawan banyak

3)  Bentuk organisasi besar

4)  Terdiri dari dua kelompok kerja, sehingga perlu spesialisasi personel lini dan personel staf.

Kelebihan organisasi garis dan staf

1)  Adanya pembagian tugas, kerja sama, dan koordinasi yang jelas

2)  Kreativitas anggota organisasi dapat berkembang baik.

3)  Pemilihan staf dilakukan dengan prinsip the right man in the right place

4)  Bentuk organisasi ini fleksibel untuk ditetapkan

Kekurangan organisasi garis dan staf

1)  Solidaritas berkurang karena karyawan menjadi tidak saling mengenal

2)  Perintah menjadi kabur dengan adanya nasihat dari staf, karena atasan dan staf dapat memberikan perintah

3)  Kesatuan komando berkurang

4)  Koordinasi yang kurang baik ditingkat staf  bisa menghambat pelaksanaan tugas.

c.  Organisasi matriks

Penggunaan struktur organisasi ini menunjukkan bahwa para spesialis di masing-masing bagian dikumpulkan menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek.

Ciri – ciri organisasi matrik:

1)  Disusun berdasarkan struktur organisasi staf dan lini, terutama di bidang penelitian dan pengembangan

2)  Keryawan bekerja berdasarkan dua mata komando, yaitu komando vertikal (fungsional atau divisional), dan komando horizontal yang merupakan penggabungan karyawan-karyawan dari berbagai departemen divisional atau fungsional ke dalam sebuah proyek yang dipimpin oleh manajer proyek sebagai ketua tim. Ketika proyek selesai, karyawan akan kembali pada tugas dan fungsinya masing-masing.

3)  Anggota yang memiliki dua wewenang harus melapor kepada  dua atasan.

Kelebihan organisasi matrik

Fleksibilitas dan kemampuan dalam memperhatikan masalah khusus maupun persoalan teknis serta pelaksanaan kegiatan organisasi matriks tidak mengganggu struktur organisasi yang ada.

Kekurangan organisasi matrik

Jika manajer proyek tidak bisa mengkoordinir bagian-bagian yang berbeda tersebut, akan terjadi kesulitan dalam memadukan tim karena adanya penyimpangan pelaksanaan kesatuan perintah di mna satu pimpinan untuk masing-masing individu.

d. Organisasi komite

Dalam bentuk ini, tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat,  yang kemudian disebut komite atau dewan.

Kelebihan komite

1)  Proses pembuatan keputusan melalui musyawarah pemegang saham maupun dewan

2)  Kecil kemungkinan terjadi kepemimpinan otokratis

3)  Pengembangan karir terjamin.

Kekurangan komite

1)  Proses pengambilan keputusan berlangsung lamban

2)  Biaya operasional rutin tinggi

3)  Seringkali terjadi penghindaran tanggung jawabketika terjadi masalah.

Sumber : Hendro. 2010. Kewirausahaan untuk Kelas XI