Materi Pengelolaan Kartu Piutang (Contoh Pembukuan, Mutasi)

Pengelolaan kartu piutang. Melanjutkan materi tentang piutang yang sebelumnya telah kami bagikan, kali ini kami akan membagikan kompetensi dasar pengelolaan kartu piutang yang terdiri dari tugas bagian kartu piutang, mutasi piutang, membukukan mutasi piutang ke kartu piutang, dan contoh kartu piutang dan transaksinya.

Sebelum anda membaca lebih jauh tentang materi ini, kami sarankan kepada anda untuk membaca artikel sebelumnya, yaitu tentang pengertian piutang (menurut para ahi) dan macam-macam piutang dalam artikel : Pengertian dan jenis-jenis piutang lengkap.

1. Contoh Kartu Piutang dan Transaksinya

Sebelum kita panjang lebar membahas tentang pengelolaan piutang, tidak lengkap rasanya jika anda belum melihat contoh kartu piutang dan transaksinya. Nah, dari pada penasaran, berikut ini contoh kartu piutang beserta penjelasan bagian-bagiannya.

Penjelasan  contoh kartu piutang : Berdasarkan gambar, dapat diketahui bahwa kartu piutang tersebut merupakan kartu piutang dari Toko Anggrek dengan nomor rekening (ID) : 212. Selein tertera identitas pelanggan (customer) kita, dalam kartu piutang juga terdapat informasi syarat pembayaran, jatuh tempo pembayaran, dan batas atas jumlah piutang (kredit) yang diberikan. Di contoh kartu piutang di atas tertera batas kredit yaitu senilai Rp 10.000.000.

Transaksi Dalam Kartu Piutang
Nah, adapun kolom yang ada pada kartu piutang antara lain : tanggal transaksi, keterangan, Referensi, Mutas, dan Saldo Akhir. Berdasarkan contoh kartu piutang di atas, berikut ini beberapa transaksi yang terdapat dalam kartu piutang di atas :
1 Agus : menunjukkan saldo awal
6 Agus : Terjadi penjualan secara kredit kepada Toko Anggrek senilai Rp 4.000.0000 (Bukti : Faktur No 311)
11 Agus : Toko Anggrek membayar sejumlah utangnya atas transaksi tanggal 6 Agustus senilai Rp 2.000.000 (Bukti : 304)
18 Agus : Terjadi penjualan secara kredit kepada Toko Anggrek senilai Rp 7.500.0000 (Bukti : Faktur No 318)

2. Tugas Bagian Kartu Piutang

Dalam perusahaan besar, akuntan di bagi menjadi beberapa bagian. Nah, khusus untuk pengelolaan kartu piutang biasanya dilakukan oleh Bagian Kartu Piutang yang berada di bawah Departemen Akuntansi. Tugas harian bagian ini mencatat mutasi piutang untuk setiap debitur Kegiatan tersebut secara periodik harus dapat menghasilkan hal-hal berikut ini :

a. Surat pernyataan piutang untuk dikirim kepada debitur. Pengiriman surat pernyataan piutang bertujuan untuk konfirmasi piutang kepada debitur, dalam arti untuk penugasan apakah besarnya piutang menurut catatan perusahaan sama dengan besarnya piutang menurut catatan debitur sehingga berfungsi juga sebagai alat pengawasan.

b. Daftar saldo piutang memuat informasi mengenai saldo piutang kepada tiap debitur pada tanggal tertentu. Penyusunan daftar saldo piutang disamping bertujuan untuk mengetahui saldo piutang tiap debitur juga diperlukan untuk pengujian ketelitian pencatatan piutang, yaitu dengan pengecekan atas kesamaan total saldo piutang menurut kartu piutang dengan saldo akun Piutang pada tanggal yang sama.

c. Daftar umur piutang yang memuat informasi mengenai piutang pada tiap debitur yang dikelompokkan berdasarkan usia piutang Daftar usia piutang sangat diperlukan untuk menganalisis bonafiditas tiap debitur sehingga status kredit masing-masing dapat diketahui.

3. Mutasi Piutang

Sebagai salah satu akun riil dalam akuntansi, ada beberapa transaksi yang mempengaruhi akun piutang usaha/dagang. Transaksi penjualan kredit akan berpengaruh positif terhadap saldo piutang. Sedangkan retur penjualan, pelunasan piutang, dan penghapusan piutang berpengaruh negatif terhadap saldo piutang.

Piutang pelanggan akan didebit di kolom mutasi pada kartu piutang apabila terjadi transaksi-transaksi yang menyebabkan timbulnya atau bertambahnya piutang. Piutang pelanggan akan dikredit di kolom mutasi pada kartu piutang apabila transaksi-transaksi yang menyebabkan berkurangnya piutang. Saldo awal ataupun saldo akhir piutang normal adalah saldo debit.

Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi piutang ialah transaksi penjualan dengan pembayaran kredit, retur penjualan penerimaan piutang dari debitur, dan penghapusan piutang.

Mutasi penambahan dan pengurangan piutang, antara lain :
a. Penambahan piutang, terjadi karena adanya transaksi penjualan secara kredit
b. Pengurangan piutang, terjadi karena transaksi :
1) Penerimaan pembayaran dari debitur
2) Pengembalian barang yang telah dijua
3) Penghapusan piutang

Adapun beberapa transaksi yang sering terjadi berkaitan dengan akun piutang antara lain :
a. Transaksi penjualan kredit (Dokumen : faktur penjualan)
b. Transaksi retur penjualan (Dokumen : memo kredit)
c. Transaksi penghapusan piutang (Dokumen : bukti memorial)
d. Transaksi penerimaan kas dari piutang (Dokumen : bukti kas masuk)

4. Membukukan Mutasi Piutang Ke Kartu Piutang
Untuk tujuan akuntansi, piutang memiliki arti yang lebih sempit, yaitu klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan uang. Piutang harus disajkan sebesar jumlah yang benar-benar akan diterima peluasannya. Penetapan saldo didasarkan pada catatan-catatan yang telah dibuat untuk masing-masing debitur setelah diverifikasi tingkat kehandalannya, yaitu calatan yang diselenggarakan pada biro departemen keuangan.

Mutasi piutang harus didukung dan dilengkapi bukti yang menjadi dokumen transaksi tersebut dan menjadi sumber pencatatan dalam buku-buku yang terkait dengan piutang, antara lain

a. Faktur penjualan kredit sebagai dokumen transaksi terjadinya piutang Faktur penjualan pada umumnya rangkap 3 lembar warna merah muda diberikan pembeli saal penyerahan barang, sedangkan warna putih (asli) diberikan kepada pembeli pada saat pelunasan piutang, warna kuning di
gunakan sebagai dasar pencatatan Bagian Jurnal dengan mendebit piutang dagang dan mengkredit penjualan. Selanjutnya dicatat oleh Bagian Piutang ke dalam kartu piutang tiap debitur sebagai mutasi piutang sebesar harga faktur.

Orang lain juga membuka :
1. Konfirmasi Saldo Piutang (Contoh Soal Surat, Jenis Konfirmasi, Pelaporan)
2. 3 Jenis Piutang dalam Akuntansi – Ahli (Piutang Dagang, Wesel, Lain)
3. Materi 2 Metode Penghapusan Piutang Dagang + Contoh Kasus

b. Bukti penerimaan kas sebagai dokumen penerimaan piutang. Bukti penerimaan kas digunakan Bagian Jurnal untuk mencatatat transaksi dengan mendebit Kas dan mengkredit piutang dagang. Selanjutnya dicatat oleh Bagian Piutang ke dalam kartu piutang tiap debitur sebagai mutasi kredit sebesar penerimaan kas.

c. Nota debit/kredit sebagai bukti penerimaan kembali barang yang dijual. Bukti retur digunakan Bagian Jurnal untuk mencatat transaksi dengan mendebit retur penjualan dan mengkredit piutang dagang. Selanjutnya dicatat oleh Bagian Piutang ke dalam kartu piutang tiap debitur sebagai mutasi kredit sebesar harga retur penjualan.

d. Memo kredit dari bank sebagai bukti penerimaan tagihan dari debitur melalui bank. Selanjutnya dicatat oleh Bagian Piutang ke dalam kartu piutang tiap debitur sebagai mutasi kredit sebesar penerimaan piutang dari debitur melalui bank.

e. Bukti memorial sebagai bukti transaksi penghapusan piutang Bukti memorial yang diterima dari Bagian Kredit dicatat oleh Bagian Jurnal dengan mendebit Beban Penghapusan Piutang dan mengkredit Piutang Dagang. Selanjutnya dicatat oleh Bagian Piutang ke dalam kartu piutang tiap debitur sebagai mutasi kredit sebesar piutang yang dihapuskan.